ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت: راهنمای جامع ۰ تا ۱۰۰ برای واردات موفق در ۱۴۰۳ و ۱۴۰۴

مقدمه: فراتر از یک راهنما، یک استراتژی برای بقا و رشد

سامانه جامع تجارت با وعده تسهیل و یکپارچه‌سازی فرآیندهای تجاری ایران راه‌اندازی شد. اما برای بسیاری از کسب‌وکارها، این سامانه به گلوگاه اصلی عملیات، منبع ریسک‌های قانونی و تأخیرهای غیرقابل‌پیش‌بینی تبدیل شده است.
بر اساس گزارش‌ها، اختلالات فنی و قطعی‌های مکرر در سال ۱۴۰۴، بارها منجر به توقف کامل فعالیت‌های گمرکی و صادراتی شده است.

این راهنما صرفاً مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها نیست؛ بلکه یک نقشه استراتژیک برای عبور از این واقعیت پیچیده و اغلب متناقض است.

ما در سلام گمرک، فقط به شما نشان نمی‌دهیم که چگونه در صفحات سامانه کلیک کنید. ما قوانین نانوشته را رمزگشایی می‌کنیم، آخرین بخشنامه‌های ۱۴۰۳ و ۱۴۰۴ را تفسیر کرده و یک چارچوب استراتژیک برای تبدیل فرآیند ثبت سفارش از یک تهدید به یک مزیت رقابتی ارائه می‌دهیم.

اهداف یادگیری کلیدی

  • تسلط بر پیش‌نیازهای بنیادین برای ساخت یک پرونده ضد-ریجکت.
  • اجرای دقیق فرآیند چندمرحله‌ای ثبت سفارش در سامانه NTSW.
  • ناوبری در هزارتوی تخصیص ارز ۱۴۰۳ و ۱۴۰۴: سهمیه‌ها، اولویت‌ها و آخرین دستورالعمل‌های بانک مرکزی و وزارت صمت.
  • رمزگشایی از «شناسه کالا» و نقش حیاتی آن در زنجیره تأمین.
  • پیش‌بینی و خنثی‌سازی رایج‌ترین و پر‌هزینه‌ترین خطاها قبل از وقوع.
  • درک محدودیت‌های جدید و سخت‌گیرانه در ویرایش ثبت سفارش و کد تعرفه.
  • کاربرد عملی این دانش از طریق یک مطالعه موردی واقعی B2B در بهینه‌سازی فرآیند.
import-order-registration-process

۳-۱. شالوده موفقیت: تسلط بر پیش‌نیازهای حیاتی برای شروعی بی‌نقص

فرآیند ثبت سفارش مانند ساختن یک ساختمان است؛ اگر شالوده آن ضعیف باشد، کل سازه فرو می‌ریزد.
خطاهای مرحله آماده‌سازی، مسائل اداری جزئی نیستند؛ آن‌ها ریشه اصلی شکست‌های زنجیره‌ای هستند که می‌توانند کل فرآیند واردات را برای ماه‌ها متوقف کنند.
یک اشتباه در پروفرما منجر به نیاز به ویرایش می‌شود، که اکنون به شدت محدود شده است و این خود باعث توقف کالا در گمرک و تحمیل هزینه‌های سنگین دموراژ (حق توقف) می‌گردد.
این بخش برای جلوگیری از سقوط اولین دومینو طراحی شده است.

گام‌های کلیدی پیش از ثبت سفارش

  1. ۱. کارت بازرگانی
    کارت بازرگانی، هویت قانونی شما به عنوان یک تاجر است و کد ملی شما را به فعالیت‌های تجاری‌تان پیوند می‌دهد.
    نکته مهم: داشتن کارت کافی نیست؛ فعال‌سازی آن در سامانه جامع تجارت حیاتی است.
    اقدام کلیدی: ورود به سامانه → منوی «بارگذاری صلاحیت‌ها» → «کارت بازرگانی» → دکمه «استعلام»
    این کار، پروفایل را به کارت متصل کرده و «نقش بازرگان» به شما می‌دهد.
  2. ۲. پیش‌فاکتور (پروفرما)
    پروفرما فقط یک پیش‌فاکتور نیست؛ طرح اولیه معامله شما با فروشنده خارجی است و شالوده پرونده ثبت سفارش را تشکیل می‌دهد.
    هرگونه مغایرت بین فایل PDF پروفرما و داده‌های ثبت‌شده در سامانه، توسط سیستم یا کارشناس شناسایی و منجر به رد فوری پرونده می‌شود.
  3. ۳. گواهی امضای الکترونیکی (توکن)
    توکن یک ابزار فیزیکی (معمولاً USB) است که هویت دیجیتال و قانونی شما را تأیید می‌کند. امضای نهایی ثبت سفارش با این توکن، به پرونده اعتبار حقوقی می‌بخشد.
    فرآیند دریافت توکن
    • ثبت‌نام در gica.ir
    • تکمیل فرم‌های آنلاین و پرداخت هزینه
    • مراجعه حضوری به دفاتر ثبت‌نام و دریافت فیزیکی توکن
  4. ۴. پیش‌نیازهای پنهان
    دو مرحله پنهان اما حیاتی، کل فرآیند را متوقف می‌کنند:
    • سامانه فیدا: ثبت فروشنده خارجی و دریافت کد ۱۰ رقمی (فیلد اجباری در فرم)
    • شناسه کالا: برای بسیاری از کالاها باید «شناسه کالا» داشته باشید. این موضوع، مستقلاً در بخش بعدی توضیح داده شده است.
نقشه راه تصویری ثبت سفارش کالا: از ورود به سامانه تا دریافت کد ۸ رقمی نهایی.

۱. ورود و انتخاب نقش
ورود به ntsw.ir و انتخاب نقش بازرگان

۲. ایجاد پرونده و اطلاعات اصلی
ایجاد پرونده جدید و ثبت پروفرما، فیدا و جزئیات

۳. اطلاعات گمرکی و حمل
انتخاب اینکوترمز، گمرک و مرز ورودی

۴. اطلاعات مالی و بانکی

تصمیم استراتژیک
ورود مبلغ پروفرما، انتخاب نوع ارزدهی (بانکی، صادراتی، بدون انتقال ارز)

۵. افزودن کالا
ورود HS Code و تکمیل اطلاعات کالا

۶. بارگذاری مستندات
بارگذاری پروفرما و مجوزهای لازم

۷. پرداخت کارمزد و دریافت کد نهایی
پرداخت آنلاین و دریافت کد ۸ رقمی ثبت سفارش

🆔

۳-۳. رمزگشایی از «شناسه کالا»: از دریافت تا کاربرد استراتژیک

«شناسه کالا» فقط یک الزام دولتی نیست؛ بلکه ابزار ردیابی و امنیت قانونی زنجیره تأمین، ‌از واردات تا بازار است.

عدم مدیریت صحیح، کالای شما را نزد قانون به کالای قاچاق بدل خواهد کرد.

شناسه کالا چیست؟ یک کد ۱۳ رقمی منحصر به فرد برای هر محصول؛ مثل کد ملی برای هر کالا در سیستم اقتصادی ایران.
(برای لوازم خانگی، قطعات خودرو، تجهیزات الکترونیکی و برخی اقلام، در مرحله ثبت سفارش اجباری است)

  1. 🚫 ضد قاچاق: ردیابی کالا از مبدأ تا مقصد
  2. 💰 شفافیت قیمت: رصد قیمت‌گذاری کالا در بازار
  3. 📊 انطباق مالیاتی: اتصال کالا به سامانه مودیان
چگونه برای کالای خود «شناسه اختصاصی» بگیریم؟
  1. ثبت‌نام در ntsw.ir و انتخاب نقش بازرگان
  2. جستجو در پایگاه شناسه کالا (عدم وجود = درخواست جدید)
  3. ارائه مشخصات فنی دقیق و دریافت شناسه اختصاصی
راهنمای سریع: عمومی یا اختصاصی؟
نوع شناسهشرح کاربرد
اختصاصیبرای کالای دقیق شما وجود ندارد؛ باید درخواست دهید (اتصال مستقیم به اطلاعات فروش و سامانه مودیان).
عمومیبرای گروه کالایی کلی حاضر است؛ نیاز به مشخصات فنی نیست اما ممکن است در مسائل مالیاتی محدودیت ایجاد کند.
نکته: تصمیم درست در این بخش، تأثیر مستقیمی بر تعهدات مالیاتی و قانونی واردکننده خواهد داشت!
💹

۳-۴. هزارتوی ارزی ۱۴۰۳ و ۱۴۰۴: سهمیه‌ها، چالش‌ها و آخرین بخشنامه‌های بانک مرکزی

قوانین جدید بانک مرکزی و وزارت صمت برای ۱۴۰۳ و ۱۴۰۴، واردات را به یک میدان رقابتی و فعال تبدیل کرده است؛ سهمیه‌ها و اولویت‌بندی دقیق، نیازمند برنامه‌ریزی استراتژیک واقعی هستند.

یادداشت: اتلاف سهمیه، عدم انطباق یا ضعف در انتخاب روش تأمین ارز می‌تواند کل کسب‌وکار را دچار ریسک توقف نماید.

  • 🏭 اولویت تولید، محدودیت برای بازرگانی: ثبت سفارش شرکت‌های صرفاً بازرگانی تا اطلاع ثانوی متوقف است.
  • 📅 برنامه تولید الزامی: ارائه و تایید برنامه تولید سالانه، پیش نیاز هر سهمیه یا سفارش جدید است.
  • 🟦 سهمیه‌بندی سالانه و فصلی: تخصیص سهمیه واردات به‌صورت درصدی (۳۰٪ در بهار/تابستان، ۲۰٪ پاییز/زمستان)
  • 👈 امکان اصلاح برنامه تولید: از ۱۴۰۴، ویرایش برنامه سالانه تولید از طریق سامانه جامع تجارت فعال شده است.
نکته: کدهای تعرفه مجاز برای تولیدی‌ها و بازرگانی‌ها تفکیک و به طور رسمی اعلام شده است.
روش‌های اصلی تأمین ارز:
  • ارز نیمایی
  • ارز حاصل از صادرات (ای تی اس، صادراتی)
  • واردات بدون انتقال ارز
انتخاب روش، یک تصمیم استراتژیک با اثر مستقیم روی سرعت، هزینه و ریسک تأمین است.
  • 🕒 صف‌های طولانی: تاخیر در اختصاص ارز نیمایی (گاهی +۹۰ روز)
  • 💼 بخشنامه‌های خلق‌الساعه: تغییر ناگهانی سیاست‌گذاری توسط بانک مرکزی، نیازمند رصد پیوسته اخبار و اطلاعیه‌هاست.
  • 🏦 سپرده‌گذاری ریالی: الزام مسدودسازی معادل ریالی جهت جلوگیری از درخواست‌های غیرواقعی
جهت آگاهی از آخرین بخشنامه‌ها به سایت بانک مرکزی و سامانه جامع تجارت مراجعه فرمایید.
قبل از هر اقدامی، از مجاز بودن کالای خود حتماً اطمینان حاصل کنید.
🍏 کشاورزی و غذایی
  • 🥬 میوه و سبزی تازه
  • 🧀 انواع پنیر/کره
  • 🍯 عسل طبیعی
🏠 لوازم خانگی و اداری
  • 🔥 اجاق گاز فردار/فر
  • 🪑 مبلمان خانگی/اداری
  • 📺 گیرنده دیجیتال
🚗 صنایع خودرو
  • 🚙 خودرو کامل
  • 🚑 آمبولانس
  • 🏍️ موتور چهارچرخ
👚 پوشاک و نساجی
  • 👕 اغلب پوشاک آماده
  • 👜 کیف/کمربند چرمی
  • 🌱 چمن مصنوعی
🧴 شیمیایی و پلیمری
  • 🕯️ انواع شمع
  • 🍶 الکل اتیلیک
  • 🛁 وان و دستشویی پلاستیکی
🔧 تجهیزات و ماشین‌آلات
  • ⛏️ بیل و ابزار دستی ساده
  • ✂️ قیچی باغبانی/اره دستی
💡 برقی و الکترونیکی
  • 🔑 دربازکن تصویری
  • 💡 لامپ رشته‌ای
  • 🔲 کلید روشنایی ساده
نگاهی به مهم‌ترین کالاهای ممنوعه وارداتی بر اساس دسته‌بندی صنعتی در سال جاری.

سلام گمرک فراتر از یک ترخیص کار در کنار شما است

در بازار رقابتی امروز، موفقیت شما در گروی مدیریتی دقیق، سریع و کم‌هزینه بر روی زنجیره تامین است. انتخاب یک شریک گمرکی قابل اعتماد، دیگر یک گزینه نیست، بلکه یک ضرورت استراتژیک است. سلام گمرک با درک عمیق این موضوع، تعریفی نو از خدمات گمرکی ارائه می‌دهد. ما با ترکیب تخصص، شفافیت و تعهد، پلی میان شما و اهداف تجاری‌تان می‌سازیم و اطمینان می‌دهیم که فرآیند ترخیص کالا، به جای یک مانع، به یک مزیت رقابتی برای شما تبدیل شود.

 
پروژه موفق
0 +
کانتینر وارد شده
0 +
کارمند مجرب
0 +
سال سابقه
0 +
با چند اقدام پیشگیرانه ساده، از بزرگترین دلایل رد شدن پرونده خود جلوگیری کنید.
نبایدها (خطاهای رایج)
  • 🔢 کد تعرفه/HS اشتباه یا نامطابق
  • 📄 بارگذاری مدارک ناقص/ناخوانا
  • 🪪 نبود مجوزهای لازم
  • ⚙️ انتخاب اشتباه حالت سفارش
  • ⏱️ تأخیر در پرداخت هزینه‌ها
  • 💥 اختلال/قطعی سامانه
بایدها (راهکارهای مطمئن)
  • 🔍 استعلام و چک کد تعرفه و اعداد
  • 📑 اسکن کامل، خوانا و فرمت استاندارد
  • 📋 اخذ همه مجوزها قبل از ثبت
  • 🤝 مشورت با متخصص و انتخاب حالت صحیح
  • 💳 پرداخت کارمزد بلافاصله بعد از تایید
  • 📞 ثبت خطا، تماس با پشتیبانی: ۰۲۱-۷۵۴۹۲۰۰۰
اشتباهاتی که می‌تواند هفته‌ها واردات شما را به تأخیر بیندازد.

⛓️
۳-۷. ویرایش یا ابطال ثبت سفارش: قوانین جدید و محدودیت‌های کلیدی

دیگر خبری از اصلاح‌های راحت ثبت سفارش نیست! با قوانین جدید، انعطاف‌پذیری سابق وجود ندارد؛ هر اشتباه کوچک می‌تواند روند واردات را قفل کند.

🚫
محدودیت طلایی:
پس از تخصیص ارز، ویرایش کد تعرفه (HS Code) تنها زمانی مجاز است که چهار رقم اول کد جدید و قبلی یکسان باشد.
استثنا: اگر تغییر، ناشی از اصلاح ساختاری (ادغام یا تفکیک ردیف) طبق کتاب مقررات باشد یا برای پرونده‌های حالت «نیاز تولید خود» و «مواد اولیه و ماشین‌آلات»، با تایید دفتر مقررات مشکل رفع می‌شود.

آیتم/عملیاتقابل ویرایش؟شرایط/توضیح
کد تعرفه (HS Code)بعد از تخصیص ارز فقط با تطابق ۴ رقم اول، یا استثنائات مصوب
شناسه کالا، توضیحات، فیلدهای تکمیلی✔️بدون نیاز به حذف ردیف کالا، قابل ویرایش
حالت ثبت سفارشبعد از دریافت شماره پرونده، به هیچ وجه امکان ویرایش ندارد
ویرایش سایر اطلاعات پایهشماره تعرفه در بخش اطلاعات پایه کالا قابل تغییر نیست

📝 فرآیند ویرایش ثبت سفارش:

  1. ورود به سامانه و انتخاب گزینه «ویرایش پرونده»
  2. تکمیل یا اصلاح اطلاعات مجاز
  3. ثبت تغییرات و توجه به الزام طی مجدد مراحل در تغییر فیلدهای کلیدی
نکته طلایی: هرگونه اصلاح مهم، ممکن است شما را ملزم به طی کردن کل فرآیند از ابتدا کند.

🗑️ ابطال ثبت سفارش:

  1. در صورت عدم امکان ویرایش، درخواست ابطال ثبت کنید
  2. تحویل اصل پروفرما و ضمائم مرتبط
  3. قبول ریسک از دست دادن نوبت تخصیص ارز و شروع مجدد پرونده

✔️
قبل از هرگونه درخواست تخصیص ارز یا ثبت، تطابق کد تعرفه و جزئیات اصلی را با اسناد وارداتی حتماً بررسی کرده و از مشاوران گمرکی سلام گمرک (شرکت توسعه تجاری ابوشهر ) در صورت تردید استفاده کنید.
📊

۳-۸. مطالعه موردی B2B: بهینه‌سازی فرآیند ثبت سفارش و ترخیص (شرکت پارس پلیمر)

معرفی کوتاه: شرکت پارس پلیمر، تولیدکننده قطعات پلاستیکی خودرو، برای تأمین مواد اولیه به واردات گریدهای خاص پلی‌پروپیلن وابسته است.
😥 قبل از بهبود
  • خطاهای تکراری در ورود داده و HS Code
  • انتظار ۹۰-۱۲۰ روزه برای تخصیص ارز نیمایی
  • ترخیص کند و هزینه‌بر (۲۰+ روز کاری)
  • ریسک توقف خط تولید و دموراژ بالا
➡️
🚀 پس از بهبود با راهکار Salam Gomrok
  • استقرار چک‌لیست دومرحله‌ای جهت حذف خطا (طبق جدول ۱)
  • استفاده از ارز صادراتی (تحویل کمتر از ۲ روز)
  • هماهنگی کامل اطلاعات با فروشنده و اسناد حمل
  • ترخیص سریع (کمتر از ۵ روز) و حذف هزینه دموراژ
  • حداقل‌کردن ریسک توقف تولید
دستاوردهای کلیدی B2B شرکت پارس پلیمر:
  • کاهش زمان ثبت سفارش تا کد کمتر از ۲۴ ساعت
  • انتظار تخصیص ارز: کمتر از ۲ روز
  • ترخیص از گمرک: کمتر از ۵ روز
  • کاهش هزینه‌های دموراژ/انبارداری به تقریباً صفر
  • زنجیره تأمین پیش‌بینی‌پذیر و حداقل ریسک توقف تولید
مطالعه موردی تهیه‌شده با همکاری سلام گمرک | 📈

۳-۹. جمع‌بندی و چشم‌انداز آینده

ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت، از یک فرآیند اداری ساده به یک جزء استراتژیک در مدیریت زنجیره تأمین تبدیل شده است. قوانین جدید، مسیر را به سوی مدیریت داده‌محور و اولویت‌های اقتصادی کلان هدایت می‌کند.

  1. پیشگیری بهتر از درمان: سرمایه‌گذاری منطقی روی آماده‌سازی پیش‌نیازها، هزینه‌ها و تأخیرها را به حداقل می‌رساند.
  2. استراتژی ارزی، کلید سرعت: انتخاب هوشمندانه روش تامین ارز، مدت انتظار را از ماه‌ها به روزها کاهش می‌دهد. ارز صادراتی، برگ برنده تولیدی‌هاست.
  3. انطباق؛ الزام غیرقابل مذاکره: با محدودیت‌های جدید ویرایش، دقت و انطباق اسناد به یک الزام قطعی تبدیل شده است.
چشم‌انداز آینده:

انتظار می‌رود یکپارچگی سامانه جامع تجارت با گمرک، بانک مرکزی و سامانه‌هایی مانند مودیان در سال ۱۴۰۴ عمیق‌تر شود. این یعنی شفافیت بیشتر، اما کاهش انعطاف‌پذیری.
فقط کسب‌وکارهایی که فرآیندها و داده‌های بروز و استراتژی دیجیتال خود را تطبیق دهند، از این فرصت برای پیشی گرفتن از رقبا سود خواهند برد.

آینده، رقابت روی سرعت، دقت و انطباق است.
صفحه آموزش ثبت سفارش | سلام گمرک
💬

پرسش و پاسخ‌های متداول (FAQ)

⏱️ مدت اعتبار ثبت سفارش کالا چقدر است؟
مجوز ثبت سفارش معمولاً برای مدت ۳ تا ۶ ماه معتبر است. در صورت عدم استفاده باید نسبت به تمدید آن اقدام شود.
💰 هزینه ثبت سفارش کالا چگونه محاسبه می‌شود؟
هزینه ثبت سفارش معادل نیم در هزار (۰.۵٪) ارزش کل پروفرما است که آنلاین پرداخت می‌شود.
🔒 آیا پس از دریافت تخصیص ارز می‌توان کد تعرفه را ویرایش کرد؟
طبق قوانین ۱۴۰۳، ویرایش کد تعرفه پس از تخصیص ارز فقط اگر ۴ رقم اول HS جدید با قبلی یکسان باشد امکان‌پذیر است.
🖥️ در صورت بروز اختلال در سامانه جامع تجارت چه باید کرد؟
ساعات خلوت (شب‌ها) را امتحان کنید. در صورت تداوم، با ۰۲۱-۷۵۴۹۲۰۰۰ تماس بگیرید و اسکرین‌شات خطا را نگه دارید.
💱 تفاوت ارز نیمایی و ارز حاصل از صادرات در فرآیند ثبت سفارش چیست؟
ارز نیمایی با صف انتظار و زمان طولانی؛ اما ارز حاصل از صادرات معمولا در ۱ تا ۲ روز کاری اختصاص می‌یابد و منبع آن بخش خصوصی است.
📚

۵. منابع و مستندات

  1. دستورالعمل نحوه انجام و تایید ثبت سفارشات ارزی واحدهای تولیدی بازرگانی و سهمیه ارزی سال ۱۴۰۳،
    وزارت صنعت، معدن و تجارت، اردیبهشت ۱۴۰۳.
  2. اطلاعیه سامانه جامع تجارت در خصوص شرایط جدید ثبت سفارش کالا،
    مرکز توسعه تجارت الکترونیکی، خرداد ۱۴۰۳.
  3. بخشنامه بانک مرکزی در خصوص امکان اصلاح ثبت سفارش با تغییر کد تعرفه،
    اداره تدوین مقررات ارزی، تیر ۱۴۰۳.
  4. اطلاعیه سامانه جامع تجارت در خصوص سهمیه‌بندی واردات در سال ۱۴۰۳، فروردین ۱۴۰۳.
  5. قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز و آیین‌نامه‌های اجرایی مربوط به شناسه کالا.
  6. اطلاعیه سازمان توسعه تجارت در خصوص لغو موقت محدودیت ویرایش کد تعرفه، تیر ۱۴۰۳.
  7. 🌐 سایت
    SalamGomrok.com

    – توجه ویژه مصداق تجربه و مثال‌های عملی؛ مستند به جدیدترین قوانین، کتاب، آمار و منابع اجرایی گمرک تا خرداد ۱۴۰۴ + آرشیو سلام گمرک (شرکت توسعه تجاری ابوشهر)