جهت ترخیص لوازم التحریر از گمرک به مدارکی نیاز است از جمله مدارک مورد نیاز می توان به بارنامه کالا (شامل اطلاعات درباره ی کالای موردنظر) و اجناس، برگه ی ترخیصیه (تسویه حساب وارد کننده با شرکت حمل کالا)، ثبت سفارش کالا، پروفرما (PROFORMA یا پیش فاکتور، سندی از طرف صادرکننده که در آن مجموعه شرایط پیشنهادی در جهت صدور کالا و یا کالاهای معینی به وارد کننده اعلام می شود.)، بیمه نامه، گواهی مبدا( گواهی حاوی اطلاعات درباره ی کالا و کشور سازنده آن)، فاکتور کالا، گواهی بازرسی، قبض انبار و ظهرنویسی اسناد اشاره کرد. لازم به ذکر است، اظهارنویسی زمانی صورت می گیرد که اعتبار سندی به روش های وصولی یا افتتاحLC و براتی باشد. پس از اینکه مدارک مورد نیاز به گمرک تحویل داده شد لازم است اظهارنامه ای تنظیم و ثبت شود. این کار باید با دقت و توجه بسیار انجام شود زیرا در مراحل بعدی اطلاعات تنظیم و ثبت شده ی اظهارنامه با اسناد خرید مقایسه خواهند شد و اگر کوچک ترین تناقض و مغایرتی وجود داشته باشد فرایند ترخیص قطعات و اجناس به مشکل خواهد خورد.